Wanneer wij spreken met financiële directies van scholengroepen krijgen we dikwijls het probleem van de schoolfacturen en de gescheiden ouders te horen.

Het is altijd de vraag voor de verantwoordelijke: ‘Naar wie stuur ik de factuur met het meeste kans op betaling?’.

En de ultieme oplossing die dikwijls naar voor komt is: ‘Als we ze nu eens naar beide ouders sturen dan hebben we de meeste zekerheid.’

Het is deze laatste oplossing waar we even willen bij stil staan.

Maar laat ons eerst kijken naar hetgeen de wetgeving zegt.

De wetgever is duidelijk. U bent verplicht als school om de factuur naar 1 van de ouders te sturen en het is aan hen om onder elkaar uit te maken, eventueel hierdoor gebonden door een gerechtelijk vonnis, wie wat zal betalen.

Als school kan en mag u daar verder niet in tussenkomen.

BTW-wetgeving

Uiteraard is een school een vrijgestelde BTW-plichtige en is dus niet onderworpen aan de verplichtingen van het BTW-wetboek in verband met de facturatie maar de motivatie die een controleur in een B2B-omgeving hierover zou kunnen hebben zouden door een handige advocaat wel eens terecht kunnen doorgetrokken worden naar de schoolomgeving.

Wat zegt de BTW-wetgeving immers: ‘Er kan maar 1 originele factuur zijn’.

Zetten we dit nu even om naar de problematiek van de gescheiden ouders en er komen ooit onbetaalde facturen (kostennota’s) tot bij de rechtbank dan lijkt het ons heel gemakkelijk voor een ouder om te zeggen: ‘Mijnheer de rechter, ik ging ervan uit dat dit geen origineel document was. Mijn partner heeft het origineel document gekregen en wat die ermee gedaan heeft weet ik niet. Kortom, ik heb met gans deze zaak niets te maken en moest dus ook niet antwoorden op de ingebrekestellingen.’

Als je weet dat de consument (en de ouders zijn in dit geval de consument) ongelooflijk sterk beschermd is in België door de wet, zou het wel eens kunnen dat een rechter het bovenstaande als heel aannemelijk beschouwd.

En aangezien de andere partner juist hetzelfde gaat zeggen kan je naar betaling fluiten.

Bron van veel discussies en problemen

Veronderstel, u heeft toch naar beide ouders een kostennota gestuurd en ze betalen allebei.

Er moet dus een terugbetaling gebeuren. Aan wie? Aan de moeder of aan de vader? Of aan allebei de helft? Kan u zich inbeelden welke extra administratieve last u zich hiermee op de hals haalt?

Of één van de partijen betaalt een gedeelte. Gaat u beide partijen dan beginnen herinneringen sturen voor het saldo? En stel dat de andere partij dan betaalt, gaat u dit melden aan de eerste partij die slechts gedeeltelijk betaald heeft.

Of de moeder ziet dat er een fout staat in de kostennota en betwist die dus. De vader die van niets weet doet ondertussen de betaling.

Ziet u ook de administratieve sneeuwbal die u in werking zet door, goedbedoeld, met twee facturen te beginnen werken. Niet alleen verhoogt u drastisch uw eigen werklast maar bovendien maakt u het voor de ouders op de lange duur totaal onoverzichtelijk, zeker in situaties waar de communicatie tussen beiden niet echt optimaal verloopt wat bij een echtscheiding per definitie meestal zo is.