Je kan volgende categorieën onderscheiden:

• De correcte betaler
• De administratieve sul
• De insolvente – de depressieve
• De debiteur te kwader trouw
• De cultuurdebiteur

De administratieve sul

Hierin vind je meestal de (zeer) laag opgeleiden, de analfabeten en/of degenen die de taal niet machtig zijn.

De insolvente - depressieve

Het grote kenmerk bij deze mensen is dat ze zelfs geen enveloppen meer openen maar ervan uitgaan dat problemen zichzelf wel oplossen met de tijd.

De categorie hiervoor heeft zo’n beetje dezelfde ingesteldheid maar in tegenstelling tot deze categorie hebben zij wel de financiële middelen.

Het is ook duidelijk dat deze twee categorieën mekaar overlappen.

De debiteur te kwader trouw

Dit zijn de rotte appels die al de rest meesleuren.

Zij volgen perfect op hoe hun leverancier reageert wanneer zij niet betalen. Zij kennen de procedure van elk en buiten deze uit tot op het bot.

Of zij betalen helemaal niet en gaan pas reageren wanneer de leverancier een ‘Invordering Onbetaalde Schuldvordering’ in gang steekt waarbij zij ook hier wachten tot op het einde om te reageren zodat de ganse procedure voor niets gevoerd is en alle kosten voor de leverancier zijn.

Dergelijke toestanden gaat u ook niet oplossen door deze debiteuren een mandaat te laten ondertekenen. U kunt er zo goed als zeker van zijn dat er op vervaldag niet genoeg geld op de rekening zal staan.

Ook het toekennen van klantenkortingen zal niets verhelpen aan deze toestanden. Integendeel, u gaat er behoorlijk mee in uw eigen vlees snijden (zie onze blog: …).

Voor dergelijke debiteuren geldt maar een aanpak: buitengooien en liefst zo snel mogelijk.

De cultuurdebiteur

Wanneer je ooit inzage krijgt in de onbetaalde bedragen van nutsbedrijven, ziekenhuizen en andere bulk factureerders valt het op dat een groot deel van de openstaande facturen gericht zijn aan mensen die uit een andere cultuur komen en blijkbaar anders omgaan met schulden dan de manier waarop wij het van onze ouders geleerd hebben.

De leverancier

Meer en meer bedrijven beginnen bij de eerste rappel al een administratiekosten van € 5 – 7.5 te vragen en bij de tweede rappel € 15.

Bij de aangetekende ingebrekestelling komen hier nog eens de nalatigheidsinteresten en een forfaitaire boete bij.

Het incassokantoor

Deze mogen van rechtswege geen kosten doorrekenen aan de debiteur. Zij worden door de leverancier betaald ofwel met een commissie op het geïnde bedrag ofwel zijn de nalatigheidsinteresten en het forfaitair boetebeding voor hen.

Deze stap is dus nooit kostenverhogend voor de debiteur. Gezien het hun corebusiness is zullen deze bedrijven er ook alles aan doen om de factuur ingevorderd te krijgen (lees afbetalingsplannen regelen en opvolgen) en zich niet beperken tot 1 briefje.

De gerechtsdeurwaarders

Vanaf nu gaat het heel snel: betekening dwangbevel en alles wat daarna komt: dit zijn de kosten die leiden tot de schrijnende gevallen waarvan sprake in de media.

Veel gerechtsdeurwaarders doen bovendien aan incasso: voor hen betekent dat dat ze 1 briefje schrijven. Ze hebben er immers alle belang bij dat de debiteur niet reageert en dat het dossier zo snel mogelijk overgaat naar de gerechtelijke fase waar ze veel hogere vergoedingen kunnen vragen voor hun werk.

Een andere rare kronkel in de wetgeving is dat elke euro die een debiteur aan een gerechtsdeurwaarder betaalt eerst dient voor de betaling van zijn ereloon en voorgeschoten kosten. Hiervan ziet de leverancier echter niets waardoor hij denkt dat de debiteur nog altijd niet wilt betalen. Pas wanneer de gerechtsdeurwaarder zijn kosten en erelonen volledig ontvangen heeft, gebeurt er betaling aan de leverancier. Gevolg: in de praktijk ziet de leverancier meestal helemaal niets.

En het is nog frappanter: wanneer de debiteur de gerechtsdeurwaarder à la limite toch niet volledig betaald, dan kan de gerechtsdeurwaarder dit verhalen op de leverancier. Op die manier wordt gerechtsdeurwaarder een commerciële activiteit waarbij de betaling van de factuur of ereloonnota door de wet gegarandeerd is. Dat is iets wat alle leveranciers van goederen en diensten wel willen.

Advocaten die incasso doen: zelfde verhaal.

Alhoewel, hun opbrengst is nog beperkt tot de rechtsplegingsvergoeding die veel lager is dan de  vergoedingen van gerechtsdeurwaarders.

Kortom: de combinatie binnen een gerechtsdeurwaarderskantoor van incasso en de functie van gerechtsdeurwaarder en binnen een advocatenkantoor van incasso en advocaat bevordert het uit de pan swingen van de kosten en zou moeten worden gestopt. Ofwel is een gerechtsdeurwaarder een openbaar ambtenaar ofwel is hij een incassokantoor. Van twee walletjes eten met misbruik van zijn titel zou moeten stoppen. Hetzelfde voor een advocaat.

Met de toenemende digitalisering kan men zich trouwens de vraag stellen van wat de toegevoegde waarde van een gerechtsdeurwaarder nog is buiten de functie van veredelde postbode? Het is toch absurd dat voor het betekenen (lees: afgeven en voor ontvangst laten tekenen) van een document tussen de € 150 en € 180 kan gevraagd worden terwijl dit via een aangetekende E-mail voor minder dan een euro kan?

Gelukkig beseft ook de politiek klasse dat bepaalde toestanden uit de hand aan het lopen zijn en enkel leiden tot het vergroten van reeds bestaande schrijnende toestanden. Men is dan ook bezig om bepaalde wantoestanden een halt toe te roepen via diverse wetsontwerpen.

Inhoudelijk komen deze op het volgende neer:

• De gerechtsdeurwaarders en advocaten aan banden leggen door hen ook te onderwerpen aan de controle van de economische inspectie inzake incasso. Goed bedoeld maar een lachertje in de praktijk. Wat gedaan tegen volgende praktijk: sommige gerechtsdeurwaarders schrijven 1 briefje waarvan zij hopen dat er niet op wordt gereageerd en gaan dan direct over tot de gerechtelijke invordering. Voor dat ene briefje zullen zij dan wel voldoen aan alle voorwaarden. Hun big (kostenverhogende) business ligt echter in het gerechtelijke.
• Bepaalde types van facturen zoals schoolfacturen moeten in de minnelijke regeling tot een afbetalingsplan trachten te komen en moet in een later stadium voorgelegd worden aan de rechter dat dit ook effectief gebeurd is. Elk zichzelf respecterend incassokantoor doet dit al. Wie dit veel minder of niet doet zijn de gerechtelijke actoren die incasso doen

Wij hebben een geautomatiseerde betalingsopvolgingssoftware ontwikkeld (Sales2Cash®) die op verschillende vlakken innovatief is en moet vermijden dat er onbetaalde facturen zijn:

• Met elke digitale correspondentie wordt er een factuurlink en een pdf van de factuur meegestuurd (anticipatie op ‘ik heb die factuur nooit ontvangen’). Ook is er een protestknop voorzien zodat problemen al direct van bij het begin worden gedetecteerd.
• Op elke digitaal document staat ook een betalingsknop die toelaat om met twee klikken uw factuur te betalen (gemak van betaling voor de debiteur gezien geen noodzaak van betalingsbakje en andere verhinderende toestanden)
• Mogelijkheid om de debiteur een sepa direct debit mandaat te laten tekenen zodat het betalingsinitiatief op de vervaldag verschuift van de debiteur naar de leverancier
• Op elke rappel factuurlink en betalingsknop meegeven.
• Alles digitaal. Ook de aangetekende ingebrekestelling om alzo de administratiekosten te besparen.
• Wanneer toch geen betaling: transfert van de dossiers naar een digitaal platform waarop incassokantoor, gerechtsdeurwaarders en advocaten gezamenlijk de dossiers beheren. Eénmalig ingeven van de basisdata betreffende dat debiteur en de factuur. Dit leidt opnieuw tot kostenbesparing
• Focus op minnelijke regeling en behoud klantenrelatie.